Excelのアドレス帳から、Wordの差し込み印刷を行いラベルに印刷する:Excel入門

Excelのシートに登録されている住所録を使い、Wordでラベル印刷を簡単にすることができます。Wordですと郵便バーコードや挨拶文などを追加し、印刷・保存することもできます。


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Excelのアドレス帳

差し込み印刷に使用するExcelのアドレス帳です。
項目名は4行目、データは5行目になっています。
Excelのアドレス帳

Wordで使用するラベルを設定する

リボンの[差し込み文書]~[差し込み印刷の開始]~[ラベル]をクリックします。
[差し込み印刷の開始]~[ラベル]をクリックする

ラベル オプション ダイアログボックスが開きます。
使用するラベルを選択します。
[新しいラベル]ボタンでオリジナル サイズのラベルを設定することもできます。
ラベル オプション ダイアログボックス

リボンの[差し込み文書]~[宛先の選択]~[既存のリストを使用]をクリックします。
[既存のリストを使用]をクリックする

データファイルの選択ダイアログボックスが開くので、Excelのアドレス帳を開きます。
データファイルの選択ダイアログボックス

テーブルの選択ダイアログボックスが開きます。
住所が登録されているシートを選択します。
Sheet1しか使用していないため、これしか表示されていません。

使用したアドレス帳の先頭行が項目名ではないので、[先頭行をタイトルとして使用する]のチェックを一応外しました。
テーブルの選択ダイアログボックス

これでラベル印刷する住所データを、Excelから取り込むことができました。

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ラベルに印刷するデータの編集

リボンの[アドレス帳の編集]をクリックします。
[アドレス帳の編集]をクリックする

差し込み印刷の宛先のダイアログボックスが開きます。
先頭の2件は住所データではないので、チェックを外します。

F2が氏名、F3が郵便番号、F4が住所になっているので覚えておきます。
差し込み印刷の宛先のダイアログボックス

リボンの[差し込みフィールドの挿入]をクリックし、フィールド名をクリックし配置します。

F3の郵便番号、F4の住所、F2の氏名の順で配置しました。
[差し込みフィールドの挿入]をクリックし、フィールドを配置

リボンの[複数ラベルに反映]をクリックすると、他のラベルにもデータが表示されます。
[複数ラベルに反映]をクリックする

フォントやフォントサイズを設定し、リボンの[複数ラベルに反映]をクリックします。
フォントやフォントサイズを設定

これでExcelのアドレス帳を使用し、Wordの差し込み印刷を行いラベルを作成することができました。

印刷はリボンの[完了と差し込み]~[文書の印刷]か、通常の印刷でできます。
Excelのアドレス帳を使用したラベルが完成

[関連リンク]
ExcelからAccessレポートの印刷
印刷する用紙サイズの設定 (PageSetupオブジェクト、PaperSizeプロパティ)
算用数字を漢数字に変換
ページ設定の初期値を変更し開く
簡単な表の作り方

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